Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to cyfrowa platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML według struktury FA(3). Platforma funkcjonuje od 1 lutego 2026 r.

Integracja z KSeF dostępna jest w ramach wszystkich pakietów MagresNET i obejmuje: wysyłkę faktur sprzedaży, przeglądanie e-Faktur, łączenie e-Faktur z dokumentami w MagresNET, wizualizację e-Faktur w PDF oraz bezpieczne przechowywanie certyfikatów KSeF.

Konfiguracja MagresNET do współpracy z KSeF

Jak rozpocząć korzystanie z KSeF w programie?

  1. Uzyskaj dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF
  2. Wygeneruj dwa certyfikaty KSeF 
  3. Wprowadź w MagresNET uprawnienia, ustawienia i oznaczenia dla KSeF

1. Dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 dostępna jest od 1 lutego 2026 r.

Osoba fizyczna loguje się do Aplikacji z wykorzystaniem numeru PESEL poprzez podpis kwalifikowany lub profil zaufany. W przypadku spółek, dostęp do Aplikacji uzyskuje osoba wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA. Właściciel JDG uzyskuje dostęp automatycznie.

Osoby prawne, w tym spółki prawa handlowego, do logowania do Aplikacji Podatnika wykorzystują kwalifikowaną pieczęć cyfrową.

2. Wygenerowanie dwóch certyfikatów KSeF

Do uwierzytelniania na platformie oraz do wysyłania i odbierania dokumentów z KSeF wykorzystywane są certyfikaty.

Wyróżnia się dwa typy certyfikatów KSeF: uwierzytelnienie oraz podpis linku QR.

Właściciel certyfikatu (osoba generująca certyfikat) musi posiadać uprawnienia do:

  • wystawiania faktur
  • przeglądania faktur
  • przeglądania historii sesji i generowania UPO

Ważne: W celu uniknięcia żmudnych czynności konfiguracyjnych rekomendujemy pracę na dwóch certyfikatach właścicielskich (po jednym każdego typu). Użytkownikom w MagresNET można nadać dedykowane uprawnienia do wysyłki, pobierania i przeglądania e-Faktur.

Certyfikat nr 1 – uwierzytelnienie

Dostęp do mechanizmu zarządzania certyfikatami w programie posiada jedynie użytkownik systemowy admin.

Krok 1. W Aplikacji Podatnika KSeF utwórz certyfikat typu: uwierzytelnienie.

Krok 2. Następnie pobierz z KSeF i zapisz na dysku lokalnym komputera: certyfikat, klucz prywatny oraz hasło do klucza prywatnego.

Krok 3. Dodaj certyfikat w MagresNET:

Na formatce poniżej wczytaj certyfikat, klucz oraz hasło, a następnie wybierz opcję Zapisz i zaszyfruj certyfikat.

Certyfikat nr 2 – podpis linku QR

Krok 1. Kliknij (lub wybierz opcję Edytuj) w utworzony właśnie certyfikat nr 1 (typ: uwierzytelnienie) i otwórz jego formatkę.

Krok 2. Kliknij przycisk Utwórz certyfikat typu: Podpis linku QR w trybie OFFLINE (jak poniżej).

Krok 3. Certyfikat typu: podpis linku QR zostanie utworzony automatycznie.

Ważne: Wygenerowanie i zapisanie dwóch certyfikatów (po jednym każdego typu) jest wystarczające do pełnej integracji z KSeF.

W MagresNET dostępne są uprawnienia Użytkowników do wysyłki dokumentów do KSeF oraz do przeglądania e-Faktur sprzedaży i zakupu.

3. Uprawnienia, ustawienia i oznaczenia w MagresNET

Konfiguracja programu do współpracy z KSeF obejmuje nadanie Użytkownikom uprawnień do konkretnych czynności związanych z obsługą KSeF (wysyłanie, przeglądanie, odbieranie), wprowadzenie oznaczeń KSeF dla kontrahentów, towarów, jednostek, dokumentów, itd.

Ważne: Szczegółowe informacje na temat konfiguracji programu dla KSeF dostępne są w pliku pomocy MagresNET (F1).

Obsługa KSeF w MagresNET

Najważniejsze funkcjonalności związane z obsługą KSeF zgrupowane zostały w menu głównym programu (ikona KSeF) i obejmują:

  1. Mechanizm zarządzania certyfikatami (generowanie, zapis do bazy, przechowywanie)
  2. Wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF
  3. Przeglądanie e-Faktur zakupu i sprzedaży, wraz z wizualizacją w PDF oraz łączeniem z dokumentami w MagresNET
  4. Dodatkowe oznaczenia kontrahenta istotne z punktu widzenia KSeF (JST, IDWew, itd.)

Dodatkowe informacje na temat KSeF

Gorąco zachęcamy Państwa do pogłębiania wiedzy na temat KSeF w oparciu o oficjalne materiały Ministerstwa Finansów: